In der dynamischen Welt des Recruitings stehen HR-Abteilungen heute vor einer Fülle von Herausforderungen, die sich rasant weiterentwickeln. Die Digitalisierung hat die Art und Weise, wie Bewerber und Unternehmen miteinander interagieren, revolutioniert. Häufig kommt es zudem vor, dass Bewerbende einfach den Kontakt abbrechen. Was kann man dagegen tun?

Seit seinem Amtsantritt als, Head of Inhouse Recruiting, FERCHAU GmbH hat Florian Zeichner seinen Fokus auf die Neuausrichtung des Inhouse Recruitings gelegt. Er optimiert nicht nur die Aufbau- und Ablauforganisation, sondern verschlankt auch den Rekrutierungsprozess, indem er agile Prozesse eingeführt hat. Sein vorrangiges Ziel dabei ist es, mehr Geschwindigkeit zu erreichen und sicherzustellen, dass die Rekrutierungsprozesse den Bedürfnissen der aktuellen Bewerberstruktur gerecht werden.

Angesichts des Fachkräftemangels und der vielen Alternativen für Kandidaten ist ein schneller und effizienter Recruiting-Prozess entscheidend. Wie kann man es schaffen, die Geschwindigkeit in der Rekrutierung zu erhöhen, ohne Kompromisse bei der Qualität einzugehen?

Florian Zeichner: Die größte Herausforderung im Recruiting-Prozess und gleichzeitig der größte Zeitfresser ist oft die Terminfindung für Vorstellungsgespräche. Um diesen Prozess zu beschleunigen, haben wir eine präventive Strategie entwickelt: Wir blocken bereits im Briefing mit den Hiring Managern Zeitslots für mögliche Vorstellungsgespräche in deren Kalendern. Auf diese Weise können wir bereits im Erstgespräch mit den Kandidaten mögliche Termine für Folgegespräche mit den Entscheidern vereinbaren.

Diese proaktive Herangehensweise ermöglicht es uns, den gesamten Rekrutierungsprozess erheblich zu beschleunigen. Ein schneller, reibungsloser Ablauf des Bewerbungsprozesses beweist unser Interesse, schafft Vertrauen bei den Kandidaten und minimiert das Risiko von Job Ghosting.

Eine Woche vom ersten Kennenlernen bis zum Vertragsangebot ist eine beeindruckend kurze Zeitspanne. Welche Maßnahmen haben Sie ergriffen, um sicherzustellen, dass dieser Zeitrahmen eingehalten wird? Gibt es bewährte Praktiken, die Sie teilen könnten?

Eine Woche vom Bewerbungseingang bis zum Vertragsangebot ist tatsächlich eine sehr kurze Zeitspanne. Aktuell ist das leider auch noch die Ausnahme, aber es ist definitiv möglich und wir streben an, diesen Zeitrahmen häufiger zu erreichen.
Um diesen Zeitplan einzuhalten, haben wir interne Tracking-Mechanismen eingeführt. Wir verfolgen den gesamten Prozess vom Eingang der Bewerbung bis hin zum Vertragsangebot. Bei Abweichungen vom geplanten Zeitrahmen gehen wir proaktiv in den Dialog mit den beteiligten Personen, um Verzögerungen zu minimieren.

Zu unseren bewährten Praktiken zählt der enge Austausch mit den Hiring Managern, beispielsweise über das vorhin angesprochene vorab Festhalten von nachfolgenden Terminoptionen. Dies spart Rückmeldungsschleifen und erhöht die Geschwindigkeit des Prozesses. Außerdem sensibilisieren wir unsere Kollegen im Vorfeld für die Notwendigkeit von Schnelligkeit, auch wenn das gelegentlich Gespräche außerhalb der regulären Arbeitszeiten nach sich zieht.

Herausforderung des „Job-Ghosting“

In der heutigen Wettbewerbslandschaft entscheiden sich immer mehr Bewerber für andere Joboptionen, selbst wenn sie bereits ein Angebot vorliegen haben. Wie gehen Sie mit dieser Herausforderung des „Job-Ghosting“ um, und wie kann es verhindert werden?

Job-Ghosting ist eine Herausforderung, die ohne Frage in der heutigen Recruiting-Landschaft zugenommen hat. Es gab dieses Phänomen schon immer, jedoch war der Anteil früher überschaubar und es gab keine eigene Bezeichnung dafür. Mit der Veränderung am Arbeitsmarkt ist dies nun anders – wir können es nicht vermeiden, aber wir müssen damit umgehen.

Es ist völlig legitim, den Prozess abzubrechen. Aber eine Rückmeldung hilft uns zu verstehen, warum es nicht gepasst hat. Das können Themen wie Gehalt oder Remote Work sein, oder dass man bei einem anderen Arbeitgeber die Möglichkeit hat, den Hund mit ins Büro zu bringen. Manche Kandidaten pokern auch nur, um ihren Marktwert abzuschätzen und natürlich sind auch die meisten Bewerber in Parallelprozessen und melden sich dann lieber gar nicht mehr, als abzusagen. Aktuell ghosten etwa 10 Prozent der Bewerber. Unser Ziel ist es, diesen Anteil durch Transparenz, schnelle Prozesse und individuelle Lösungen zu reduzieren.

Es darf auch von beiden Seiten ein „Nein“ geben

Der Faktor „Nähe“ spielt auch eine wichtige Rolle im Recruiting-Prozess, insbesondere bei jungen Fachkräften. Wie haben Sie eine persönliche Kommunikation mit den Bewerbern etabliert, um eine engere Bindung herzustellen?

„Nähe“ im Recruiting-Prozess, besonders bei jungen Fachkräften, bedeutet eine persönliche und authentische Kommunikation. Denn obwohl Unternehmen sich heutzutage oft bei den Kandidaten bewerben müssen, sollte der Prozess keine reine Werbeveranstaltung sein. Offenheit, Ehrlichkeit und Authentizität sind entscheidend. Es ist wichtig, dass es für beide Parteien passt, und da darf es auch von beiden Seiten ein „Nein“ geben.

Uns ist wichtig, dass wir uns auf die Kommunikationsgewohnheiten von jungen Fachkräften einstellen. Insbesondere die Generation Z bevorzugt niederschwelliger Kommunikationsformate, beispielsweise Messaging-Dienste wie WhatsApp, die wir natürlich auch nutzen. Aber auch über SMS konnten wir bereits kleinere Erfolge in Form von Rückmeldungen erzielen und die Ghostingrate etwas verringern.

Letztendlich möchten wir, dass die Bewerber das Gefühl haben: „Die Recruiter bei FERCHAU haben meine Erwartungen und Wünsche verstanden und prüfen alle Möglichkeiten“. Dieses Vertrauen ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen und engen Bindung mit den Bewerbern.

Kontinuität in der Kommunikation ist wichtig

Der Umgang mit Bewerbern als persönliche Ansprechpartner kann zeitaufwändig sein, insbesondere bei einem großen Bewerberpool. Gibt es Technologien oder Tools, die dabei helfen, diese persönliche Betreuung zu gewährleisten, ohne den Prozess zu verlangsamen?

Mir ist an erster Stelle vor allem Kontinuität in der Kommunikation wichtig. Wenn Ansprechpartner bekannt sind und Kandidaten über den gesamten Prozess begleiten, können wir Vertrauen aufbauen und eine gute Beziehung zu den Kandidaten zu pflegen.

Bei Kandidaten, die wir über active sourcing direkt ansprechen, steht die direkte Kommunikation und der persönliche Austausch im Vordergrund. Aber auch mit Bewerbern, die vielleicht schon länger im System sind, weil es aktuell keine passende Stelle gibt, halten wir durch den gezielten Einsatz von Bewerbermanagementsystemen Kontakt. Diese unterstützen uns auch bei der effizienten Verwaltung des Bewerberpools.

Die Nutzung sozialer Netzwerke wie LinkedIn hilft, das eigene Netzwerk zu erweitern und Talente anzusprechen. Diese Strategie ermöglicht es uns, schnell auf Anforderungen zu reagieren und passende Stellen anzubieten.

Positive Candidate Experience bieten

Wie wichtig ist es aus Ihrer Sicht, eine positive Candidate Experience zu bieten? Welche Rolle spielt sie bei der Bindung von Kandidaten an das Unternehmen und wie beeinflusst sie das Employer Branding?

Eine positive Candidate Experience spielt aus meiner Sicht eine entscheidende Rolle, um Kandidaten für das Unternehmen zu begeistern und an uns zu binden.

Schlanke Prozesse, Verbindlichkeit sowie offene und ehrliche Kommunikation sind dabei die Schlüsselelemente. Sie schaffen eine positive Erfahrung, die den Kandidaten in Erinnerung bleibt und sie dazu ermutigt, sich erneut zu bewerben oder das Unternehmen weiterzuempfehlen. Kandidaten teilen ihre Erfahrungen in ihrem Netzwerk und damit auch ein Bild des Unternehmens auf dem Arbeitsmarkt. Daher ist es umso wichtiger, ständig Feedback von den Bewerbern einzuholen, um unsere Prozesse stetig zu verbessern und anzupassen.

Wir haben den Anspruch, dass Bewerber, die sich bei uns melden, innerhalb von 24 Stunden eine persönliche Rückmeldung erhalten, ob es sich um ein Angebot zur Terminvereinbarung oder eine Absage handelt. Diese schnelle und persönliche Reaktion trägt maßgeblich zu einer positiven Candidate Experience bei.

Wie kann man sicherstellen, dass auch nach der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags eine gute Beziehung zu den neuen Mitarbeitern aufgebaut wird? Welche Schritte werden unternommen, um eine langfristige Bindung zu fördern?

Der Aufbau einer guten Beziehung zu neuen Mitarbeitern endet nicht mit der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags, sondern ist eher der Beginn einer langfristigen Bindung. Um diese Bindung zu fördern, haben wir verschiedene Maßnahmen implementiert.

Ein strukturiertes Onboarding ist der erste Schritt, um neuen Mitarbeitern den Übergang in ihr neues Arbeitsumfeld zu erleichtern. Es bietet eine Einführung in die Unternehmenskultur, die Arbeitsweisen und die Kollegen und stellt sicher, dass sich die neuen Mitarbeiter von Anfang an willkommen und gut aufgehoben fühlen. Jeden Monat finden darum auch die Welcome Days in Gummersbach, sowie ähnliche Veranstaltungen in den Niederlassungen statt. Hier erhalten neue Mitarbeiter einen umfassenden Einblick in alle Fachbereiche und auch die Geschäftsführung stellt sich vor.

Die ABLE Academy für die Marken der ABLE GROUP (FERCHAU, planting, prime-ing, top itservices und RST) bietet unseren Mitarbeitern interne Weiterbildungsmöglichkeiten. Durch kontinuierliche Weiterbildung können sich unsere Mitarbeiter weiterentwickeln und ihre Fähigkeiten ausbauen. Von dieser Förderung profitieren nicht nur unsere Mitarbeitenden, sondern wir signalisieren unsere Wertschätzung und können unsere langfristige Mitarbeiterbindung stärken.

Darüber hinaus organisieren wir unterschiedliche Events, um den Teamgeist zu stärken und ein positives Arbeitsklima zu schaffen. Solche Events bieten Gelegenheiten für informelle Interaktionen und fördern ein Gefühl von Gemeinschaft und Zugehörigkeit.

Recruiting-Prozess als eine eigenständige, strategische Funktion

Welchen Rat würden Sie anderen Unternehmen geben, die mit ähnlichen Herausforderungen im Recruiting konfrontiert sind und ihre Prozesse optimieren möchten, um Talente schneller und effektiver anzuziehen?

In der heutigen wettbewerbsorientierten Landschaft kann Recruiting nicht mehr nebenbei gemacht werden. Meines Erachtens ist es wichtig, dass Unternehmen gezielte und gut organisierte Recruiting-Strategien implementieren.

Vor allem beim Mittelstand gibt es oft den HR Business Partner, der alles macht. Aber in Mangel von Ressourcen allein Stellenanzeigen zu schalten, funktioniert heute nicht mehr. Unternehmen benötigen aktives Sourcing und eine eigene, aktive Recruiting-Abteilung. Und diese Abteilung sollte eng mit dem Marketing zusammenarbeiten und eigene Employer-Branding-Kampagnen starten.

Auch die Rolle der Hiring Manager hat sich verändert. Bewerber kommen nicht mehr von allein. Hiring Manager müssen lernen, ihr Unternehmen zu verkaufen und die Entwicklungsmöglichkeiten für Kandidaten klar darstellen. Sie müssen sich Zeit nehmen, flexibel sein und die Dringlichkeit des Recruiting-Prozesses verstehen und weitergeben.

Zusammengefasst ist mein Rat, den Recruiting-Prozess als eine eigenständige, strategische Funktion zu betrachten, die enge Zusammenarbeit, schnelle Reaktionszeiten und persönlicher Nähe erfordert.

Gibt es noch weitere Aspekte oder Erkenntnisse, die Sie gerne teilen würden, um Unternehmen dabei zu unterstützen, ihre Rekrutierungsstrategien zu verbessern und den Anforderungen des Arbeitsmarktes gerecht zu werden?

Eine effektive Rekrutierungsstrategie benötigt eine Kombination aus bewährten Methoden und innovativen Ansätzen. Ein Aspekt, den ich besonders hervorheben möchte, sind „Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter“-Programme.

Diese Programme sind einfache und effiziente Methoden, die jedes Unternehmen nutzen sollte. Damit lassen sich die bestehenden Netzwerke der Mitarbeiter nutzen, um potenzielle Kandidaten zu erreichen und zu gewinnen. Darüber hinaus vermitteln derartige Programme ein Gefühl von Vertrauen und Authentizität, da die Empfehlungen von den eigenen Mitarbeitern kommen.

Unternehmen sollten in solche Programme investieren und diese aufstocken. Sie können eine wichtige Quelle für Neueinstellungen sein und bis zu einem Drittel der Einstellungen generieren.